テレワーク（在宅勤務）制度を導入する上で、評価や管理などの人事制度に加えて重要なのがシステム面の整備です。直接のコミュニケーションや紙の受け渡しなどが出来ないテレワーク環境では、オフィスと同等に仕事を行える「場（ワークプレイス）」を整備する必要があります。その「場（ワークプレイス）」を整備するのに役立つのがグループウェア。
テレワークを実現するためのグループウェア活用法をご紹介します。
グループウェアでオフィスと同等の「場（ワークプレイス）」を実現
サイボウズのグループウェアは、「コミュニケーション」「情報公開・管理」「プレゼンス（在席）情報」「判断・決裁」の4つの要素と、それらの情報を集約する「ポータル」、情報セキュリティを守る「管理機能」により、テレワーク（在宅勤務）でもオフィスと同等のワークプレイスを提供しています。
コミュニケーション
社内メール（メッセージ）機能
1対1や、部署内、特定のプロジェクトメンバーなど限定された範囲で、コミュニケーションを行えるツール。頻繁に会議を行えない環境でも、報告・連絡・相談をスムーズに行えます。
メール機能
サイボウズのグループウェアでは、会社アドレス宛のメールをWebブラウザー上で送受信できるので、オフィスでも自宅でも社外からのメールを確認、対応できます。
報告書（マルチレポート）機能
あらかじめ作成した書式に従って顧客への対応履歴や議事録などを残すことが出来るツール。コメント機能を搭載しているので、遠隔地からでも報告内容への確認、アドバイスなども行えます。検索性に優れているので、過去の報告履歴も容易に確認できます。
情報公開・管理
ファイル管理機能
働く場所を限定しない在宅勤務環境でも、電子ファイルをWebブラウザー上で管理、共有できるツール。ファイルの更新履歴を残すことができるバージョン管理機能や、同時更新を防ぐロック機能を搭載しているので離れた場所で複数メンバーがファイルを共有しても、意図しない更新を防ぐことが出来ます。
掲示板機能
業務連絡や社内の規定など広範囲の情報公開、通達を行えるツール。朝礼など全員で集まる機会の少ない在宅勤務環境でも、業務に必要な情報をスムーズに取得できます。
プレゼンス（在席）情報
スケジュール機能
スケジュールを登録、共有できるツール。予定を公開しておくことにより、席にいない社員が会議中なのか外出中なのか、在宅勤務中なのか、周りのメンバーが判断できます。また、自宅からでも自分の予定を閲覧できます。
タイムカード機能
グループウェアへのログイン・ログアウト時刻を元に、勤怠を出力できるツール。在宅勤務中の社員のログイン状況も把握できます。
電話メモ機能
フォーマットに従って入力するだけで、電話メモを作成・メール転送できるツール。在宅勤務や外出中の社員宛の電話メモをスケジュール確認画面からワンクリックで入力出来るので、出勤しているメンバーの労力を最小限に抑えること可能。
判断・決裁
ワークフロー機能
交通費や勤怠の申請や、企画書の稟議決裁など、判断や承認を電子化するツール。紙の受け渡しが難しい在宅勤務環境でも、素早い判断、決裁を実現します。
必要な情報を集約するポータル（トップページ）
サイボウズのグループウェアは、自分宛の社内メールや掲示、ワークフローなど、確認が必要な情報を集約するポータル（トップページ）を持っています。各ツールを個別に確認しなくても、必要な情報が網羅されているので、ポータルさえ見れば場所を問わずスムーズに業務を行えます。また、管理者が強制的にポータルへメッセージを掲載することも可能。様々なワークスタイルで働く社員へ、一括で情報を発信できます。
セキュリティ管理
ユーザー管理
社員のアカウント・パスワードなどは管理者側で一元管理が可能。万が一、パスワードなどが外部に漏れた場合も、管理者側で即座に変更できます。また、一定期間でパスワードを強制変更する機能も搭載しているので、在宅勤務環境でも一定のセキュリティを保つことが可能です。
アクセス権管理
ファイル管理や掲示板、アドレス帳などは、部署や個人単位でアクセス権の設定が可能。情報の公開範囲を適切に管理できます。
ログ管理
ユーザーのログイン/ログアウト、アドレス帳の書き出しなどの操作ログを残すことが可能。いざという場合にもユーザーの操作状況を追跡できます。
サイボウズが提供する２つのグループウェア
サイボウズでは、「サイボウズ Office」と「サイボウズ ガルーン」という2つのグループウェアを用意しています。
「サイボウズ Office」は300名以下の企業向けに提供する、安価で手軽なグループウェア。わかりやすい操作性で累計導入実績は6万5千社。ITに不慣れな社員が多い企業でも安心して導入できます。「サイボウズ ガルーン」は、数十名から数万人規模の企業向けに提供するグループウェア。より詳細なセキュリティ管理と強固なデータ基盤で、大規模環境でも安心して利用できます。
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5〜300名の規模
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中小企業や部署に対応
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日本語のみ対応
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業務システムを簡単に追加
クラウド版価格（税抜き）
月額1ユーザー
500円〜
※５ユーザーよりお申し込みいただけます。
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数十名〜数万名の規模
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複雑な大組織や業務フローに対応
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日本語、中国語、英語、タイムゾーンにも対応
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APIとkintone連携
クラウド版価格（税抜き）
月額1ユーザー
800円〜
※10ユーザーよりお申し込みいただけます。
場所を問わずにアクセスできる
クラウド版「サイボウズ Office」は、インターネットにアクセスできるパソコンやスマートフォン、タブレットを用意するだけで利用できます。各端末のWebブラウザーまたはスマートフォンアプリから「サイボウズ Office」を利用できます。サーバーマシンの用意や、ソフトウェアのインストールなどは必要ありません。
グループウェアを試してみる
サイボウズ Officeを30日間無料でお試しいただく際のお申し込み方法です。無料お試し期間終了後、自動的に課金されることはありませんので、お気軽にお試しください。
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