DX事例｜愛媛バス様

情報共有度診断サービス＆対話ワークショップ

情報共有度診断でチーム課題を”見える化”！対話ワークショップで生まれた主体的改善

愛媛バス株式会社

【業務内容】

バスツアー手配、貸切バス、団体旅行の手配など

愛媛バス様にて、社員のみなさまを対象に、情報共有度診断＆対話ワークショップを実施させていただきました。

愛媛バス様では、2018年よりkintoneを導入いただき、2021年kintone AWARDにファイナリストとしてご登壇いただくなど、kintoneの活用を進められてきました。

そんな中、愛媛バス様では、企業理念を新たに策定され、企業としてより成長されようとしているフェーズで、サービスの質の均一化に向けた改善サイクル実現を展望されており、サイボウズから、今回のご支援を実施させていただくことになりました。

「情報共有はどれくらい進んでいるのか・課題はどこにあるのか？」を可視化する情報共有度診断レポート

サイボウズにて開発した『情報共有度診断サービス』は、「情報共有を活性化する5つの要素」を元にした全36問の設問に、職場のみなさんにご回答いただくところから始まります。
職場のみなさんのご回答を、定量・定性の両面から可視化し、『情報共有度診断レポート』にまとめてお渡しします。

職場の情報共有を活性化して、チームをさらに良くしたい方や、情報共有について、話すきっかけや材料がほしい方におすすめです。

※診断回答はウェブサイトフォームで簡単に回答。右側の図は「情報共有活性化の5つの要素」を掲載。

『情報共有度診断サービス』では、受検されたみなさんの回答を匿名でレポートに掲載します。そのため、普段から問題意識を発信される方の意見だけでなく、普段はなかなか発信しない方の本音とも向き合うことができる機会になります。

愛媛バス様では、社員のみなさんが受検された内容を、観光事業部やバス事業部など、事業部ごとにまとめたレポートと全社レポートの両方のパターンで、現状認識を行っていただきました。

レポートの課題を踏まえた”情報共有講座”からスタート

今回は、サイボウズのコンサルタントが、愛媛バス様の職場をお伺いし、対話ワークショップを3時間にわたり実施させていただきました。

まずはアイスブレイクから、ワイワイとワークショップが始まりました。全員参加でクイズに答えて、笑いあり、驚きあり、率直な意見を言い合える雰囲気でスタートです。

アイスブレイクの後は、“情報共有講座”にて、情報共有についての段階的な改善ステップや、kintone活用における工夫ポイントを解説。情報共有力の高いチームになるために、kintoneを始めとしたツール活用に加え、制度・ルールの策定、そして風土面の見直しなど、多角的な取り組みを継続的に実施することが重要であることをお伝えしました。

『情報共有度診断レポート』を見ながらのディスカッション－共通の問題意識を醸成し、主体的な行動のきっかけに

いよいよ、『情報共有度診断レポート』を見ながらの対話ワークショップパートの開始です。サイボウズのコンサルタントより、診断レポートの見方をご説明し、いざ、一人ひとりが診断レポートの内容と向き合います。

まずは個人ワークでレポートを読み込み、情報共有についての「良い点」と「懸念点」を付箋に書きだしていきます。職場のメンバーみんなのコメントやグラフの結果から、自分が共感するポイントを言語化していきます。

その後、グループに分かれてディスカッション開始です。模造紙に「良い点」「懸念点」の付箋を貼りながら、「同じ点を良いと思った」「自分も同じ懸念点に注目した」など、メンバー同士の共通認識も探っていきます。
ディスカッションでは、グループ内で共通した課題意識の高かった項目や、取組の優先順位が高そうなテーマに注目して議論していきます。改善策だけでなく、今後も継続したい良い点に目を向けるところも、対話ワークショップの大事なポイントです。

ワークショップでのディスカッションの様子

愛媛バス様のディスカッションでは、業務が多忙で対応すべきことが非常に多いメンバーがいる際に、今以上に他のメンバーが手助けをして、分担して業務を進められるように、情報共有をもっと進めたい、という議論などが繰り広げられました。

愛媛バス様では、従来から優先度の高い業務を抱えているメンバーが分かるように、kintone上で各メンバーの行動計画を共有する工夫に取り組まれてきていましたが、今後は、毎日の朝会でメンバーが気軽にその日の繁忙感をシェアする取組を始めることになりました。

朝会で忙しさを表現した「泣き顔」をシェアしたメンバーがいれば、自然と、「泣き顔」だったメンバーのkintone上の行動計画をまわりが気にするようになる、そんな、メンバー同士がお互いに興味を持ちやすくなり、助け合う気持ちを加速する取り組みの始まりです。

サイボウズのコンサルタントが訪問したワークショップの翌日には、早速、繁忙感をシェアするための顔文字マグネット制作にとりかかっていらっしゃいました。

また、ディスカッションでは、日ごろの業務上、kintoneを活用する上で困っていることについても、率直な意見が出ていました。必要なアプリにたどりつくのに時間がかかる、といった声や、kintoneの使い方をレクチャーしてほしいという要望が出てきました。

ワークショップ開催後には、社内で更にkintone活用についての困りごとをヒアリングする活動が行われました。
また、ワークショップの議論を通じて、メンバーの困りごとを知った社員が、kintoneアプリのレコード作成方法を案内するマニュアル作りにも主体的に着手されています。

みなさまの感想

参加者のみなさまからは、以下のような感想が寄せられました。

自分自身の情報共有の姿勢を振り返る良い機会となりました。講座を通じて、日々の小さな情報でも、チーム全体にとって大きな価値があることを学びました。今後は、自分だけで抱え込まず、気づいたことや進捗をこまめに共有し、チームの連携強化につなげていきたいです。
ワークショップの直後から、コミュニケーションや、全員の仕事に取り組む意識が上がったように感じます。自分やチームを見つめなおすいい機会になりました。
情報共有度診断レポートは、チームごとに見ることができ、苦手に思っていることやバラつきのあるところがよく分かりました。ディスカッションでは、苦手なところを克服するには、という前向きな発言が多く、その中で自分にできることを考える機会になりました。事務所内の士気が上がったように感じます。
情報共有度診断レポートの結果を、良いところと懸念に分けたことで、自然と、各々の中で、職場のメンバーの考えまで理解・共感してからディスカッションをすることができたことに驚きました。対話ワークショップでは、どう行動するかをベースにアウトプットしたので、そのまま業務に生かせると思います。

愛媛バス様の経営陣からは、次のようなコメントをいただきました。

ワークショップを通じて、みんなが笑顔で明るくなっていました。各々が明確に行動宣言をし、行動したい気持ちになっていることが伝わってきました。話し合うことの重要性に再度深く気づく機会になったと思うので、何かあったら話す、ということが更に定着しそうです。

情報共有度診断レポートや対話ワークショップを上手く活用しながら、良い点も懸念点も、しっかりと話し合われていました。自分自身の業務だけでなく、チームメンバーのことや会社全体、そしてお客さまのことを思いながら、情報共有を更に加速して、よりよいチームになるための前向きな議論を重ね、言葉通り、“明日からの行動変容”につながる時間とされていました。