どの会社でも行われる会議には、アナログ業務がたくさんあります。
アナログ業務が残っていると、職場の社員からも辛そうな声が…
サイボウズ Officeで、業務をもっと「らくらく」にしませんか？
会議にまず必要なのが、日程調整。
しかし予定を共有しているホワイトボードは、更新されておらず他のメンバーの予定は不明。予定が書かれていても、字が読めないこともしばしば…
仕方なく、参加者一人ひとりに予定を確認することに…
サイボウズ Officeの「スケジュール」を活用すれば、予定の共有や調整をかんたんに行えます。
「スケジュール」は自分の予定管理だけでなく、同僚や会議室など施設の予定も共有できます。
同僚や施設の空き時間をかんたんに確認できるので、日程調整もスムーズに進みます。
会議直前のアナログ業務が、共有する資料の印刷。時間をかけて印刷し、ホチキス止めをします。
やっと終わったと思ったら、参加者の一人から「資料に修正がありまして…」との声が。また、印刷からやり直しです…
サイボウズ Officeの「ファイル管理」を活用すれば、会議の直前でも最新の資料を共有できます。
「ファイル管理」では会議で使う資料やデータなどの最新のファイルを共有できます。
また「ファイル管理」のリンクをスケジュールのメモ欄などに記載すれば、会議中でも最新のファイルを確認できます。
会議は議事録を共有するまで終われません。
会議の参加者を地道にメールの宛先に入れて、やっとの思いで議事録を送信。しかし、しばらくすると参加者から「今日の議事録が送られてきていないのですが」との連絡が…
どうやら議事録を添付したメールが、他のメールに埋もれてしまったようです…
さらに複数の参加者から、同じような質問が個別で送られてきます。質問が共有できれば、一度回答すれば済むのですが…
サイボウズ Office の「報告書」を活用すれば、議事録の共有もスムーズに行えます。
「報告書」を使うと会議の予定に紐づけて議事録を作成・管理できるので、他の情報に埋もれず、スムーズに確認できます。
スケジュールから議事録を作成すれば、自動で共有先に会議の参加者が登録されるため、共有もかんたんです。
またコメント欄で内容に関するやりとりをすれば、全員がコメントを確認できるので、同じ質問を受けることもありません。
サイボウズ Officeを活用すれば、手間がかかっていたアナログ業務をもっとスムーズにこなせます。
「今のアナログ業務をどうにかしたい…」と思われている方は、ぜひもう一度お試しください。
サイボウズ Officeは、無料で何度でもお試しできます。
