【熊本】転記をやめたい！四重管理のデータをキントーンで改革！

2022年11月21日

【事業内容】

株式会社奥羽興産（以下、奥羽興産）は熊本市で1998年に創業し今年で25年目を迎える不動産会社。社員数は42名。不動産の管理・賃貸・売買から土地開発など幅広く手掛けている。

【キントーンは導入されていたが❝腫れ物❞のような存在】

奥羽興産にキントーンが導入されたのは2014年。現在のキントーン担当者の河邉氏は入社当初、不動産賃貸・売買を担当する営業部署に所属していた。キントーンは顧客対応の際のアンケートに利用していたが、当時は「アンケート用紙に入力」→「キントーンの2つのアプリに転記」→「Excelに転記」とまさかのデータ四重管理をしていた。

『アンケートを取ったらキントーンに入力してください』と言われるので、なんとなく使っていましが、なんのために入力するのかは分かりませんでした。でも入れていないと店舗に催促の電話がかかってくるんです。面倒くさいなと思いながら、仕方なく入力していました。（河邉氏）

営業の現場では申込みを獲得し売上を上げるために日々活動している。当然ながら営業活動に重きを置いているので、利用目的のわからないキントーンアプリの運用や使い勝手など正直どうでもよかった。入力を求められることに不満を持っていたが、その不満を伝えることすら面倒に感じ、まさに腫れ物のような存在だったという。

【まさかのキントーン管理者に異動？！】

河邉氏は入社4年目で業務改善を担う経営企画部に異動となり、キントーンの担当者になることに。前任者が退職していたため、欠員状態での異動。わからなくなったパスワードを探すところからのスタートだった。しかし担当になったからにはそもそもなぜキントーンが導入されたのか知りたいと考え、奥羽社長や経営企画部の櫻庭部長に導入の経緯とそこにあった想いを聞いた。

社長の奥羽はもともと、現場の負担を最小限にし、事務作業を減らしたいと考えてキントーンを導入したそうです。そして上司の櫻庭部長には、『キントーンで社員全員で情報共有して、見やすいグラフやデータで会議をしたい』という構想があったことを知りました。それを聞いて初めてキントーンでこんなことができるのかと感動しました。そして、資料作成の手間が減る！と思いました。

その後、河邉氏は社外のキントーン勉強会やセミナーに参加する機会が増えていった。他社など外の世界のキントーンを知ることではじめて「これまでの奥羽興産の運用方法は効率が悪かったのだ」ということに気がついた。「キントーンを使って奥羽興産の業務を改善したい」と考えた河邉氏は顧客アンケート業務の改善に着手する。

【現場経験と社外の知見を生かして業務を徹底的に効率化。年間192時間の残業削減へ】

四重管理の顧客アンケート。河邉氏はまず転記作業をなくしたいと考えた。「フォームブリッジ」（※株式会社トヨクモが提供するキントーン連携サービス）を使ってアンケートフォームを作成し、キントーンアプリに回答データを直接登録できるようにした。店頭では手書きではなく、タブレットでアンケートに回答いただくように運用を変更。

続いて会議報告資料だ。会議は毎週開催されるため、各店舗の店長が資料作成のために残業していた。そこで河邉氏は「krewDashboard」（※グレープシティ株式会社が提供するキントーン連携サービス）を使って会議で使用する集計データをキントーン上で表示できるようにした。集計や資料作成の手間がなくなったのはもちろん、リアルタイムでグラフのデータが更新されるようになった。

アンケートの紙からフォームへの切り替えに店舗のスタッフはとてもスムーズに対応してくれました。一人１台ずつiPadを支給しているので『持ち歩けるし、便利だね』ととても好評です。会議資料の代わりに導入した『krewDashbord』のグラフには『こういうふうにアップデートしてほしい』『こういうデータ出せる？』といった要望まで来るようになりました。業務改善したことで、キントーンに対して社内の関心が高まって、声があがるようになったのがとても嬉しいです

業務改善はさらに続いた。営業と顧客との個別のやり取りはLINEで行っており、その履歴をキントーンに転記することになっていた。転記作業が営業の負担になっているのは明らかだった。そこで河邉氏はキントーンとLINEを連携させ、キントーンから直接LINEメッセージを送れるようにした。これによって転記の手間がなくなっただけでなく、営業と顧客との個別のやり取りをマネージャーが把握しやすくなり、必要に応じて適切なアドバイスを行うことで顧客対応のクオリティが上がったという。

こういった業務改善の積み重ねにより、営業一人当たり残業は月間16時間、年間192時間の削減につながった。

【キントーン運用のポイントとは】

誰もが口出しするのを避ける腫れ物のような存在だったキントーンを活用して業務改善を実現した河邉氏。同氏が考えるキントーン運用の３つのポイントを聞いた。

まず１つ目は「その課題はシステムが解決できるのか」を考えること。河邉氏が経営企画部に異動してきた当初から上司の櫻庭部長に繰り返し言われてきた言葉でもある。

「要望はたくさんあがってくるけれど、すべてをいきなりシステムで解決しようと思わなくていい。業務フローの見直しが必要な場合も多い」

河邉氏自身も営業の現場経験から、システムがすべてではないという意識があり、これをいつも念頭において考えるようにしている。

２つ目は「100% を目指さない」。キントーンのアプリをどんなに作り込んでも現場で使ってもらえなければ意味がない。100%完成の状態でなくても「改善していきたいので、使ってみて意見をください」と伝えてリリースする。こうすることで現場の要望を反映しながらアプリを改善していくことが可能となる。

３つ目に「なぜその項目に入力するのか」を明確に伝えることだ。入力のような事務作業は営業にとっては優先順位が低く、後回しになりがちだ。また目的が理解できないと適切に入力してもらえないケースも出てくる。「入力したデータが集計グラフに反映されることで、店舗や自分自身の売上の可視化ができて評価にもつながりますよ」というように、目的をしっかり伝えるよう心がけているのだ。

最近は現場から業務改善について意見が寄せられるようになってきました。キントーンのスレッドでコメントを受け付けていますが、内線電話がかかってくることもあります。アプリの使い方や設定方法について相談に乗っているうちに『自分でやってみるね』と言ってくれるメンバーも出てきて、とても助かっています。これからも業務改善を続けて、奥羽興産を働きやすい会社にしたいです

さらに奥羽興産がキントーンを活用している評判を耳にした聞いた同業他社から見学したいという声も寄せられているという。奥羽興産の業務改善が不動産業界に広がっていくことを期待したい。