【福岡】脱属人化を実現！毎週2時間の業務をキントーンでワンクリックに！

【事業内容】

福岡県柳川市を拠点とする株式会社乗富鉄工所（以下、乗富鉄工所）。主力事業は、水門・水管橋など水利施設の公共工事の請け負いで、設計・製作・据付までを一貫して行っている。

【キントーン導入きっかけは Twitter 】

乗富鉄工所にキントーンが導入されるきっかけになったのは、二代目として同社に入社した乘冨氏のTwitterでのつぶやき。

乘冨氏は、社内稟議書の回覧が紙ベースとなっており、どこで止まっているのかわからなかったり、見返したい時にどこにあるのか分からないことにストレスを感じ、「回覧や承認が簡単にできて、データとしても残せるようなシステムを教えてほしい」と投稿したところ、複数人からキントーンを勧められた。

早速キントーンのWebサイトを閲覧し、データベースを簡単に作成できると知り、導入意欲が一気に高まりました。私はデータベースを軸に目的に合った資料を作るのが得意なので、キントーンがあれば色々な課題を解決できると思ったのです。（乘冨氏）

乘冨氏はすぐにでもキントーンを導入したかったが、「なぜ、ITツールにお金をかける必要があるのか」と社内で反発が起こることが予想されたため、まずはお試し期間30日間で、わかりやすく効果を出せる「資料作成の効率化」から取り組むことにした。

それは工程会議に使用する「案件の進捗確認」資料。当時、乗富鉄工所では各案件の最新情報を担当者しか持っておらず、情報が属人化している状況だったため、担当者に聞いて回って作成に毎週2時間は要していた資料だった。

【毎週2時間かかっていた業務をワンクリックに】

工事の進捗確認を効率化してリアルタイムで状況を把握したいと考えた乘冨氏は、キントーンで「工程見える化アプリ」を作成。工程管理の共有を実現した。

アプリの一覧画面を見れば、工事の進捗が簡単に把握できるようになっている。営業部門や設計部門など、それぞれの部署が情報を更新するため、常に最新情報に更新されている。時間をかけて資料をとりまとめる必要がなくなり、お試し期間中に目に見えて効果が出たことがキントーン導入の後押しとなった。

リアルタイムで鮮度の高い情報を見ることができるので、進捗確認がスムーズになりました。会議の進行もスムーズになったので、以前よりも密度の濃い議論ができるようになったうえに、会議時間自体が短くなりました。また、以前の重たかったExcelと比較すると動作も軽快で、決まったフォーマットで情報を入力できるので、部署を横断して全社で使いやすく共有しやすいと感じています。

【スピーディーな経営判断にも活用】

キントーンの導入効果として、「内外作」の判断がスピーディーになったことも挙げられる。内外作というのは、「工事を自社で担当するか、協力会社へ外注するか」といった判断のことで、工場の人員配置に関わる重要な経営判断となる。外注することを早く決断できれば、質の高い職人を確保できたり、費用を安く抑えることができる。

以前はこの判断をするための資料を8時間かけて制作しており、工数がかかりすぎることで2か月に1回の制作ペースが限界で内外作の判断スピードが鈍くなっていた。しかし、乘冨氏はこの課題にも「工程見える化」アプリを活用し、毎週行われる工程会議で状況をこまめに確認、判断のスピードを上げることを実現した。

判断のペースが2か月に1回から1週間に1回にあがったことで、適切な人員配置がとれるようになりました。余裕を持って外注の判断ができるので、以前と比較すると現場が疲弊しなくなったように感じています。余計な外注コストのカットにも繋がりました。

【工場長の工程管理がみんなの工程管理に】

工程管理と人員配置をキントーンで見える化した効果が「脱属人化」だ。

以前は、この複雑な工程管理と人員配置を全て工場長の手腕と人望で決定しており「工程や人員配置は工場長しかわからない」という状況だったのが、キントーンにより人員配置の納得度が高い「みんなの工程管理」を作ることができるようになった。

【新規事業にもキントーンを活用】

乘冨氏は自ら立ち上げた新規事業「ノリノリプロジェクト」でもキントーンを活用。「ノリノリプロジェクト」は、鉄工所職人の技術と発想を生かした自社ブランドの立上げを目指した同社の新規事業だ。2020年からは、鉄工所の高い技術を使ったユニークなキャンプ用品開発・販売している。

キントーンは、営業のアタックリストの管理で利用。「顧客リスト」アプリで活動履歴をアプリにストックし、プロジェクトメンバー全員に共有している。

ある日、体調を崩して急遽入院することになり、このプロジェクトの営業活動が止まってしまいそうになりました。しかし、 キントーンで顧客情報を共有できていたおかげで、私がいない間にも会社では商品の生産が続き、お客様からの問い合わせもメンバーがうまく回してくれたんです。情報共有していたことが功を奏し、経営者が不在でも事業が止まらないチームを作ることができました。

乗富鉄工所では、全社でのキントーン活用の中で「アプリ作成者の育成」や「会計システムとの連携」なども進めている。