《岡山県》kintoneワークショップ開催レポート
はじめに
デジタル化の推進と業務効率化を目指し、岡山県庁では2025年2月21日、庁内でのkintone活用事例を共有するイベントが開催されました。
本イベントは、主催：デジタル推進課（中野主事）、支援：株式会社NTTデータ中国のもと実施されました。中野主事の司会進行により、各所属が日頃の業務においてどのようにkintoneを活用し、現場の課題解決に取り組んでいるのかを約10分で発表し、岡山県DX推進ディレクター（間瀬氏）とＮＴＴデータ中国（森本氏）によりそれぞれ1分の講評が実施されました。また、全ての発表終了後には、発表者による活発な意見交換が行われました。 普段はなかなか見えにくい他部署の工夫やアイデアを知る貴重な機会に、参加者からは驚きと感心の声が多数。現場発のデジタル活用が生んだ成果とヒントを、レポートとしてお届けします。
発表①：政策推進課～ローカルニュースチェック業務を「ローカルニュースチェックアプリ」でスマートに！～
はじめに
政策推進課では、これまで毎朝テレビで地域のニュースをチェックし、県関係の見出しをExcelに記録、全庁共通システムへ公開していました。この作業には、毎日のアップロードの手間や同時編集ができないといった課題がありました。そこで、政策推進課はkintoneを活用した「ローカルニュースチェックアプリ」を開発し、2月21日から運用を開始しました。
kintone導入前の課題
- 毎朝のニュースチェックとExcelへの手入力、システムへのアップロード作業が日課となっていた。
- 複数部署での同時編集ができず、情報共有にタイムラグが生じていた。
ローカルニュースチェック業務を選んだ理由と工夫
日々のルーチンワークの負担を軽減し、より効率的な情報共有を実現するためにkintoneの活用を検討しました。アプリ開発にあたっては、曜日や番組名などを自動計算する式を組み込むことで、入力フォームを極力減らす工夫を凝らしました。
kintone導入後の効果
「ローカルニュースチェックアプリ」の導入により、アップロード作業の自動化や同時編集が可能となり、日々の業務におけるストレスが軽減されました。また、kViewer側に検索フォームを設けたことで、必要な情報へのアクセスも容易になりました。今後は、PDF出力設定だけでなく、紙での印刷をなくしていくことを目指しています。
発表②：県民生活交通課（名称は当時、現在は「交通政策課」）～福祉有償運送データベースをkintoneで共有化！登録事務処理時間を大幅削減～
はじめに
県民生活交通課では、これまでExcel台帳で管理していた福祉有償運送登録事業者の情報をkintoneへ移行し、関係各課や市町村との情報共有を円滑化しました。この取り組みは、文書の長期保存の必要性をなくすことも目的としています。
kintone導入前の課題
- 福祉有償運送登録事業者の情報がExcel台帳で管理されており、登録情報のHP更新や関係機関との共有に手間がかかっていた。
- 情報共有の範囲が限定的で、関係各課や市町村からの問い合わせに対応する必要があった。
- 登録証の作成に時間を要していた。
工夫した点について
市町村との情報共有にはkintoneのゲストスペースを活用し、セキュアな環境下での情報共有を実現しています。また、kintone上で登録証の作成ボタンを設けることで、印刷作業もワンクリックで完了できるようになりました。
kintone導入後の効果
kintoneへの移行により、HPの更新作業や、関係機関への通知などの事務作業が大幅に削減され、作業時間はおよそ３分の１程度となりました。また、これまで共有できていなかった情報が共有されることで、関係各課や市町村からの問い合わせが減ることも期待されます。
発表③：市町村課～投開票速報業務にkintoneとFormbridgeを活用！省力化と迅速な情報公開を実現～
はじめに
投開票速報業務において、これまで手入力で行っていた集計作業やFAXによる情報伝達の課題がありました。
kintone導入前の課題
- 各市町村から報告される開票結果を集計システムに手入力する必要があり、人的ミスや時間的な制約があった。
- 報道関係者への情報伝達は、集計システムから出力した帳票をFAXで送信する体制をとっており、FAXのリースを行う業者の減少により、今後の維持が困難になる可能性があった。
- FAX受信班を含む3班体制での運営が必要であり、時間外勤務や会場設置に関する費用も発生していた。
- 集計値を報道発表帳票へコピー＆ペーストする際にエラーチェックが必要だった。
kintone導入後の効果
新たなシステムの導入により、集計値のコピー＆ペースト作業が不要となり、エラーチェックの負担軽減が期待されます。また、FAX受信班が不要になったことで、人員配置の効率化や時間外勤務、会場設置に係る費用の削減が見込まれます。
発表④：生活衛生課～収容動物管理業務をkintoneで効率化！～
はじめに
動物愛護センターでは収容動物の管理業務にkintoneを導入しました。これまで委託事業者とのやり取りを含め、Excelファイルや紙ベースでの業務が多く、委託事業者とセンター双方での重複したデータ入力が発生していました。
導入前の課題
- 委託事業者とセンターが入力するデータに重複が多く、非効率な作業が発生していた。
- 動物の収容業務において、委託事業者との連携を含め、多くの手続きが紙で行われていた。
- 動物1頭あたり約60分の業務時間を要し、年間500頭の犬猫を収容すると、年間で約500時間もの業務時間となっていた。
kintoneを活用した収容動物管理システム
kintoneの導入により、「収容動物管理マスタ」を構築し、収容動物に関する情報を一元的に管理できるようになりつつあります。FormBridgeも活用し、委託事業者もkintoneアプリにデータ入力することが可能です。
導入後の効果
kintoneの活用により、入力作業の大幅な効率化が見込まれるだけでなく、収容状況の見える化により、収容キャパシティの把握や感染症発生時の影響範囲の特定が容易になるなど、より効率的かつ迅速な動物管理が可能になることが期待されます。
今後は収容業務以外にもkintoneを活用することを検討しており、収容動物の管理業務全体で業務改善を図ることを目指しています。
発表⑤：福祉相談センター～補装具費支給判定業務システムをkintoneで構築、業務時間削減へ！～
はじめに
福祉相談センターでは、補装具費支給制度に基づき、市町村からの判定依頼を受け、身体障害者手帳を持っている方や難病を抱えている方への補装具費支給の判定業務を行っています。これまで、予約から判定、判定書交付までのプロセスにおいて、複数のExcelファイルや紙様式が使用されており、業務の効率化が課題となっていました。
導入前の課題
- 同一申請者に対して複数の資料が必要となる場合があり、管理が煩雑だった。
- Excelデータは存在するものの、出力して紙で保存することが常態化しており、情報の一元管理ができていなかった。
- 再申請があった場合、紙で保存された過去の情報を検索するのに時間がかかっていた。
- 予約照会は電話で行われており、コミュニケーションエラーが発生する可能性があった。
kintoneを活用した補装具費支給判定業務システム
kintoneを活用することで、申請情報と判定情報を１つのアプリで一元的に管理することが可能になりました。さらに、判定が完了した際には、PrintCreatorにより、複数の申請者の判定書をワンクリックで出力・保存できるようになりました。また、今後の予約方法の一案として、予約状況をkviewerのカレンダービューで公開し、Formbridgeを通じてオンラインで予約ができるシステムを試作しました。予約システムの運用については、セキュリティの観点等から、慎重に検討を進めています。
導入後の効果
kintoneの導入により情報が一元管理され、情報検索も容易になりました。今回のアプリは、複数ある補装具費の種目の中でも、補聴器で先行して作成したものです。WS後は、他の補装具の種目への拡大や関連業務の効率化を目指し、班員全員のアカウントを購入の上、アプリの開発・改善を進めています。その他に岡山県補装具費支給事務Q&Aアプリを開発し、市町村担当者向けに公開しています。
発表⑥：教育情報化推進室～日報業務をkintoneで効率化！集計時間を大幅短縮～
はじめに
教育ヘルプデスクでは、これまで担当者ごとにExcelファイルで管理していた日報業務にkintoneを試験的に導入しました。これにより、集計作業にかかる時間の削減や、過去の情報の検索性の向上といった効果が得られることを確認しました。
導入前の課題
- 担当者ごとに別々のExcelファイルで日報を作成していたため、集計に時間がかかっていた。
- 過去の日報情報を検索することが困難だった。
kintoneを活用した日報システム
kintoneの導入により、入力画面が分かりやすくなり、異なるレコードであれば複数担当者による同時入力・編集も可能になりました。また、予め集計方法を設定しておくことで、手作業での集計が不要になり、集計作業にかかる時間を大幅に削減できることを確認しました。
導入後の効果
kintoneの導入により、日報入力の作業負担が軽減され、従来約10分かかっていた集計作業が1分以内で完了するようになりました。統一されたフォーマットにより、見やすく整理された日報情報が蓄積され、過去の対応内容も容易に検索できるようになりました。今後は、蓄積された情報を活用し、よくある質問とその回答をまとめたQ&Aを作成するなど、ヘルプデスク業務の更なる効率化を目指しています。
まとめ
NTTデータ中国様のご支援のもと、各部署が日々の業務で実践しているkintone活用の工夫や成果を発表する場となりました。同社のサポートを経て生まれた様々な事例からは、情報共有のスムーズ化や作業時間の短縮といった嬉しい声が聞かれ、kintoneが現場の働き方を前向きに変えている様子が伝わってきました。
kintoneによる業務改善にご興味をお持ちいただけましたら、弊社オフィシャルパートナーまでご相談ください。
