より良いチームづくりに向けた第一歩！神戸市でTeamwork Surveyを実施しました
はじめに
自治体を取り巻く環境が変化するなか、組織としての力を高めるためには、業務改善だけでなく職員同士の対話や相互理解も重要です。
今回神戸市行財政局では、チームの現状を把握し、職員同士の対話を通じてより良い組織づくりを進めるため、Teamwork Surveyを実施しました。
Teamwork Surveyとは
Teamwork Surveyは、チームの状態を可視化し、対話を通じてチームワークの改善・向上を目指すツール&ワークです。
事前にアンケートを実施し、その結果をもとにチームで対話を行い、チームワークの向上につなげます。アンケートは、安心してコミュニケーションがとれているか、役割分担が適切にできているかなど、サイボウズが考えるチームワークに必要な要素をベースに設計されています。
アンケート結果をレポートとして可視化し、その内容をもとにワークショップで対話を行うことで、チームの強みや課題を整理し、次のアクションにつなげていきます。
実施の流れ
①Surveyに回答
ワークショップ参加者とその所属部署の職員は、事前に約40項目のアンケートに回答します。
kintoneで作成した回答フォームは、7段階評価の定量的な設問と、自由記述の定性的な設問で構成されています。
回答しやすさに配慮し、登録された内容は原則として非公開に設定しています。
画像：コミュニケーションに関する設問の例
②集計してレポートを作成
アンケートの回答が出そろった後は、集計を行い、レポートを作成します。以下のようなレポートを参加者にお渡ししています。
画像：レポートの例
③ワークショップの実施
ワークショップでは、チームの状態を可視化したレポートをもとに、参加者同士で対話を行います。
まずはアイスブレイク！
「わがままカード」（※）を用いて、参加者それぞれが仕事に対する考え方や価値観をカードゲーム形式で共有し、お互いの意外な一面や共通点を発見。
笑顔や笑い声も多く、和気あいあいとした雰囲気のなかで会話が弾み、その後の対話ワークにもスムーズにつながりました。
※わがままカード：サイボウズチームワーク総研が作った、価値観を考えるカードゲーム。「働く上で大切な価値観」をゲームを通じて素直に気軽に共有し、相互理解につなげます。
▼わがままカード ～人それぞれの「大切」は何？～
https://shop.cybozu.co.jp/products/4769252638799?s...
次に、「チームワーク」についてレクチャー。サイボウズが考えるチームワークの5要素について紹介し、理想的なチームの姿を共有しました。
「チームワーク」や「理想的なチームの姿」について理解を深めた後は、個人ワークとして、事前に実施したSurveyの結果レポートを見ながら、「チームの良い点」と「懸念点」を付箋に書き出します。
一人ひとりが改めてチームの現状と向き合うことで、チームの現状に対する自身の考えを整理するとともに、普段は言葉にしづらいチームの課題や強みについて、認識を言語化する時間となりました。
書き出した付箋は模造紙に貼り出し、一人ひとりの考えを共有しながら対話ワークを実施。
同じチームの中でもさまざまな意見や視点があることを実感しながら、チームの強みや課題について率直に意見交換を行います。
また、課題を改善するためには何ができるか、チームの強みをさらに伸ばすためにはどのような取り組みが有効かについても議論し、より良いチームづくりに向けたアイデアを出し合いました。
対話を通じて見えてきたチームの強みや課題を踏まえ、最後にアクション宣言シートを作成。
チームの強みを伸ばすためにできることや、課題の改善に向けて取り組みたいことを記入しました。
「対話して終わり」ではなく、「明日から何をするか」を一人ひとりが考え、具体的なアクションとして言葉にすることで、ワークショップで得られた気づきを実践へとつなげます。
④参加者から寄せられた声
ワークショップ終了後のアンケートでは、85％の参加者から「大変満足」「満足」との回答をいただきました！
あわせて、以下のとおりワークショップを通じて得られた気づきや、今後の取組みに関する前向きな感想も多く寄せられました。
- チームに対して感じていることを課内でじっくり話すことがなかったので、とても良い機会になったと思います。
- 同じラインでも、人によって感じ方がかなり違う項目があるのが印象的でした。業務の内容や性質は変えることが難しいですが、コミュニケーションの部分については、チームの意識次第で改善できるものだと感じました。
- 相手の価値観・性格にあわせたコミュニケーションが必要と思った。今後、より意識しようと思った。
- 課内のメンバーの業務に対する考えを踏まえ、全員がモチベーションを高く維持し、成長を実感しながら取り組めるような職場づくり、役割分担の整理などを積極的に行っていきたい。
- 課の目指すべき方向性を共有する場が必要と感じたため機会を設けたい。
おわりに
参加いただいた神戸市職員の皆さまからは「普段話す機会のないテーマについて対話できた」、「メンバーの価値観や考え方への理解が深まった」といった声に加え、「今後は方向性を共有する場を設けたい」、「役割分担を見直したい」など、今後の行動を見据えた前向きな感想も多く寄せられました。
参加者の皆さまがチームの現状を見つめ直すだけでなく、「これからどのようなチームを目指したいか」「そのために何ができるか」を考える機会となったことを大変嬉しく思っております。
今回の取り組みが、神戸市職員の皆さまの継続的な対話や実践につながり、より良いチームづくりの一助となれば幸いです。
サイボウズは今後も、Teamwork Surveyを通じて、自治体職員の皆さまがより働きやすく、力を発揮できる組織づくりを支援してまいります。
