【福岡】キントーンで業務改善と利用者の事故を防ぐ！

【事業内容】

福岡県北九州市に本社を置き、全国で高齢者介護・障がい福祉支援施設を運営する株式会社さわやか倶楽部。

【紙であふれる管理部門をキントーンで救え！】

介護福祉の現場では、介護保険法に則った記録業務、書類作成業務が必須となっている。このため、さわやか俱楽部では全国100以上の施設から様々な書類が本部宛てに送られてくる。形式は、紙・PDF・エクセルベースと多岐に渡り、都度電話での確認も行っていた。

特に介護施設で起きる「事故報告書」は全て手書きの上、PDFに変換されFAXで送られてきていた。現場部門から管理部門に移動してきた原野氏は、その内容をすべてExcelに転記し、集計し、最終的にはリスクマネジメントニュースとして全施設に配布し注意喚起を行っていた。

月に30時間この集計業務をしている中で、今後事業展開が進んだら体がもたないんじゃないか。統一フォーマットで効率化は図れないのか、と考え始めました。その相談を上長の嶋井にしたところ、キントーンを紹介されたのです。（原野氏）

福岡オフィスで開催されている「キントーン操作体験セミナー」から情報収集を始め、他製品と比較検討の上「使いやすい」「見やすい」というメンバーの評価からキントーンの導入プロジェクトを開始。

導入にあたっては、サイボウズのオフィシャルパートナー「株式会社インフォメックス」と社内の複数の部署・年次のメンバーを集めて打ち合わせをスタートした。

【現場に寄り添った運用のポイントを】

キントーンでのアプリ作成にあたっては、ITに不慣れな現場メンバーのに寄り添って「従来あるルールや様式を大きく変えない」「現場の負担軽減に繋がる」「誰でも使用できる簡易的なフォームに」をポイントに丁寧なマニュアルや社内相談窓口を設置した。

また、若手メンバーを運用担当に抜擢し社内一のキントーンマスターに育成したことも社内浸透に大きく寄与した。

【キントーン導入は ❝あえて❞ 簡単なものから】

導入に際し、「事故報告書」は優先順位が高い課題だったが、現場のメンバーにとってもメリットになること、キントーンに慣れてもらうことを目的にクリスマスケーキ発注アプリから運用を開始。

これまでは、共有エクセルで行っていたことで「誰かが開いていると編集できない」「計算式が間違っている」「入力項目が異なる」など手戻りが発生していた業務がキントーンで瞬時に解決を図ることに成功した。

その後、本命である「事故報告」アプリの運用に着手。なるべく現場に抵抗感なく受け入れてもらえるよう、プラグインも活用し手入力も少なくなるよう工夫を凝らして作った。

これで地獄のような集計の日々から解放されると思ったのですが・・・想定はしていたのですが、手書きの方が楽だ、手間がかかるようになったなど現場からの反発の声も上がりました。

チームは都度、その声を聞きながらアプリの改修やマニュアル整備を進め、何度も社内説明会を実施。そして、全施設に導入となった際には動画でのマニュアルも用意。活用2年経った今ではほとんど問い合わせもなく、安定した稼働ができるようになった。

【効率化出来た時間は ❝事故を防ぐ対策の時間❞ へ】

キントーン導入の結果、毎月の集計時間は20時間減、その削減された時間を分析・フィードバックに充てることが可能になり、エビデンスに基づいた対策を現場と共有できるようになった。

社内で立ち上がった「安全管理プロジェクト」ではキントーンから得られた過去12,000件の事故データーを元に定量分析等を行う事で、服薬事故については、前年対比で４割、転倒事故及び全体の事故については約１割減らすことにも成功。

利用者様にとってもより安全なサービスを提供することに貢献している。

【導入支援】

インフォメックス株式会社