まるごとDXボックスインタビューVol.1 パートナー企業と“三人四脚”で踏み出す、業務改革への一歩（三重県志摩市様）
2023年よりサイボウズ・オフィシャルパートナー企業の自治体向けDX推進プログラムとして提供を開始した「小規模市町村向け 自治体まるごとDXボックス」。
2023年度にご参加いただいた自治体のひとつである志摩市（三重県）様では、DX部門と原課、そしてパートナー企業が協業を行い、kintoneをご活用いただき“三人四脚”で「介護総合相談業務」の改善を進められました。
パートナー企業との協業による業務改善の進め方について、志摩市 谷口修デジタル戦略企画監、スマート改革・資産経営課の田畑拓夫課長、池田佑係長、介護・総合相談支援課の喜田珠美課長、浦口こずえ係長にお話を伺いました。
また、伴走パートナー企業であり、今回無償PoCを提供されたM-SOLUTIONS株式会社の一色恭輔さん、石井達也さん、ソフトバンク株式会社の高島康隆さんにも同席いただきました。
【志摩市のご紹介】
約4万5千人の人口を有し、職員数（総務省が公表する最新の「地方公共団体定員管理調査結果」に示されている、一般行政部門（一般管理+福祉関係）の職員数）約400名、三重県の東南部に位置し、市全域が伊勢志摩国立公園に含まれ、大小の島々も点在する自然豊かな地域。
左から池田係長、田畑課長、谷口デジタル戦略企画監
―まずは、谷口デジタル戦略企画監とスマート改革・資産経営課のお二人にお話を伺います。
1.まるごとDXボックス申込・参加の背景、経緯
志摩市ではDXへの第一歩として、令和4年より全庁でペーパレス化を推進しており、「書かない窓口」なども導入しています。
今回、介護・総合相談支援課から業務効率化について相談があり、スマート改革・資産経営課にて業務内容やフローを確認したところ、使用する帳票の種類も多数で、管理項目も非常に多く複雑で自分たちだけで進めていくのはなかなか難しいと感じました。
そのようなタイミングでパートナー企業から、kintoneと「まるごとDXボックス」についての提案を受けました。 kintoneであれば、自分たちでも内製で進めていくことができそうだと感じましたし、 パートナー企業の伴走支援を受けることができる点も非常に魅力的に感じました。
左から浦口係長、喜田課長
―ここからは介護・総合相談支援課のお二人を中心にお話を伺います。
2.「介護総合相談業務」をPoC対象業務として選定した背景
介護・総合相談支援課から、スマート改革・資産経営課に相談したことがきっかけです。介護総合相談の業務が煩雑で、かなりの時間を要していました。どうにかならないものかと思っていたところ、スマート改革・資産経営課を中心に、市役所全体でペーパーレスの取組が始まったこともあり、相談に行きました。
3.「介護総合相談業務」で困っていたこと、またkintoneでシステム化したこと
介護・総合相談支援課では、Excelで作成した「相談受付簿」、Wordで作成した「ケース記録」で介護を必要とされている住民の方の相談内容やヒアリング記録などを管理していました。しかし、他の職員がこれらのファイルを利用しているときは同時に作業することができず、複数人で管理をすることに不便さを感じていました。また、年度ごとに分けてファイルを作成していたため、相談者一人の過去の記録を確認する際は、ひとつひとつファイルを開いて検索する必要があり、非常に時間がかかっていました。カルテを作成する際は、これらのファイルの記録を帳票に転記して印刷していましたが、この作業も非常に手間になっていました。
kintoneでシステム化してからは、職員全員で情報共有し、一緒に管理できるようになりました。また年度ごとだけでなく、相談者ごとにも応対履歴を確認できるようになったので、問い合わせにも素早く対応できるようになりました。さらに、これまで転記して作成していたカルテは、ボタン一つで帳票が出来るようになりました。
4.パートナー企業からの支援
パートナー企業と、スマート改革・資産経営課、介護・総合相談支援課の三者で、何度も打ち合わせをしました。まず、これまで利用していた帳票やファイルをパートナー企業に提出し、その後は打ち合わせの中で「これはこういう使い方ですね」と細かい流れまで確認していただきました。また「ここはこのように変えると効率的になりませんか？」と、コンサルティングもしていただきました。拙い説明だったと思うのですが、とても丁寧に聞いていただき、伝えたいことを汲み取っていただけたのは嬉しかったです。
M-SOLUTIONS 一色さん
当初はわたしたちも現在行われている業務を詳細まで把握していなかったので、スマート改革・資産経営課様にもご支援いただきながら、しっかりお伝えいただいたのが成功のポイントでした。基本的にはこれまでの流れに沿ってシステム化することで、かえって職員の方が操作しづらくなる、わかりにくくなるといったことを防ぎました。そのなかで、必要でないものはなくす提案をさせていただき、より効率化していくことができました。
―ここからは引き続き、介護・総合相談支援課のお二人からお話を伺います。
5.「介護総合相談業務」において、kintoneを導入したことによる効果
まるごとDXボックスで提供されている「業務改善ナビアプリ」を使い、導入効果を測りました。介護総合相談業務では、これまでと比べて職員一人につき1日30分程度、1年間にすると部署全体で約625時間が削減される計算となります。業務効率化により創出された時間を利用して、今後は住民の方からの相談対応に、より注力できると考えています。
6.kintoneの操作
最初は操作方法がわからなかったところもありましたが、パートナー企業にオンラインで操作方法を教えていただいたことで、業務で問題なく利用できるようになりました。また、入力画面は色分けなどによって、どこに何を入力すれば良いか、一目見てわかるような設計にしていただいています。kintoneにしてから、より使いやすくなりました。
―ここからは再び、谷口デジタル戦略企画監とスマート改革・資産経営課のお二人を中心にお話を伺います。
7.まるごとDXボックス期間中のこれまでの取組
「介護総合相談業務」以外でもkintoneの活用が始まっており、実証実験中の業務としては他に、公有財産管理、備品管理、まちづくり記録帖（自治会要望取りまとめ業務）、入札関連業務の計4業務があります。また、運用中のシステムとしては、公用車運行管理、避難所管理の2業務があります。
運用中のシステムは、基本的にはスマート改革・資産経営課の職員が構築をしておりますが、その後の運用方法などについては原課にお任せをする形で分担をしています。
8.パートナー企業との協業による成果や感想
スマート改革・資産経営課の職員もkintoneの勉強をしていますが、独学の知識だけでは進めるのが難しい場面も出てきます。そういった場合、パートナー企業に「kintoneでこういうことはできないの？」という質問をさせていただくのですが、いつも即答で回答をいただけるのが非常にありがたいです。本当にkintoneを熟知されていると感じますし、パートナー企業に支援をお願いして良かったと思いました。
9.行政DXにおいて課題に感じること、また他の行政職員へのメッセージ
一番大事なことは、原課職員の方に、「今の業務を変えていこう、改革していこう」という思いを持っていただくことだと思っています。当事者である原課職員の皆さんに、「変えていきたい」という強い思いがなければ、DX部門からどれだけ利用を勧めたとしても活用していただくのは難しいと思います。
自治体職員の立場からすると、業務改革をしていくことに対してリスクばかりが大きく、インセンティブが少ないと感じることもあると思います。それでも、思い切って最初の一歩を踏み出していくことが非常に大切だと感じました。 最初の一歩を踏み出すことの必要性については、今回、介護・総合相談支援課にも協力してもらい、お示しすることができたのではないかと思っています。
10.今後の計画
DXについて、一気に庁内に広げていこうとは思っていません。繰り返しにはなりますが、DXを推進するにあたり一番大事なことは、当事者である原課職員の方に「変えていきたい」という思いを持っていただくことだと思っています。 強い思いを持って手を挙げてくれる原課に対してのサポートをしながら、少しずつ広げていければと考えています。
おわりに
今回お話を伺った志摩市様におかれましては、まるごとDXボックスをご活用いただき、DX部門と原課、そしてパートナー企業が“三人四脚”で業務改革への歩みを進めていただく取組をされていました。また、インタビューの後半に仰っていただいた「最初の一歩を踏み出していくことが非常に大切」という言葉も大変印象に残っております。
まるごとDXボックスについては2024年度も提供予定ですので、kintoneを活用したDX推進を検討されている自治体の皆様は、ぜひお申し込みをご検討ください。
小規模市町村向け 自治体まるごとDXボックス
小規模市町村を主な対象として提供される、自治体DXを推進するためのkintoneを基盤としたプログラムです。自治体へのkintone導入実績があるサイボウズのパートナー企業から提供されますので、安心してご参加いただけます。詳細は次のページをご覧ください。
取材にあたり現地へご訪問することが叶わず残念でしたが、引き続きパートナー企業と協業いただき、DX推進のためkintoneをご活用いただけますと幸いです。
志摩市の皆さま、お忙しいところご協力いただきありがとうございました！
また、M-SOLUTIONSのお二人とソフトバンクの高島さんも、同席いただきありがとうございました！
