兵庫県・サイボウズ共催のワークショップ開催レポート（前編：ワークショップ）

2022年5月24日

前編・後編でお届けする、兵庫県庁でのワークショップ開催レポート。

前編では、2021年11月16日13:30〜16:30 / 12月16日13:30〜16:30の全2回にわたり、ひょうご共済会館で開催されたワークショップのレポートをお届けします。

兵庫県庁様ではワークショップ後に様々な部局での業務をkintoneで効率化することを目指しているため、今回のワークショップでは「kintoneを使って実務で使えるアプリを開発する」ことをゴールとしました。

当日は健康福祉部や県土整備部、教育委員会事務局など、様々な部局から計17名の方が参加。
自分たちが日々行う業務をよりよくするために、どのようにkintoneで課題を解決するのか、それぞれが向き合う貴重な時間となりました。

（※）kintone（キントーン）については、自治体様向けの特設ページをご覧ください

■事前準備について

今回は参加者の方に事前に以下2点の準備をした上でご参加いただきました。

・業務内容やフローをワークシートに整理（デジタル改革課様が参加者にヒアリングを実施し、一緒に整理）
・kintoneの学習動画を視聴

■ワークショップのスケジュール

【1日目】kintoneを知り、自分たちの業務をどのようにシステムで改善するか考える
13:30-13:35 ご挨拶・趣旨説明（兵庫県庁デジタル改革課様）
13:35-14:00 kintone+フォームブリッジでオンライン申請を作るためのポイント紹介（サイボウズ）
14:00-14:20 各グループ内でこれから作成するシステムについて共有（ワークシートをもとに）　
14:20-15:40 各自システム作成に取り組む　※不明点は適宜サイボウズ社員にてフォロー
15:40-16:20 グループ内で進捗状況+第２回までにやることを共有 + サイボウズ社員からフィードバック　
16:20-16:30 クロージング（兵庫県庁デジタル改革課様）

【2日目】kintoneを使った業務システムを完成させる
13:30-13:35 ご挨拶（兵庫県庁デジタル改革課様）
13:35-14:00 第1回以降に取り組んできた内容、今日進める作業をグループで共有
14:00-16:00 各自システム作成に取り組む　※不明点は適宜サイボウズ社員にてフォロー
16:00-16:25 グループ内で進捗状況について共有 + サイボウズ社員からのフィードバック
16:25-16:30 締めの言葉（サイボウズ・兵庫県庁デジタル改革課様）

■11/16（1日目）：kintoneを知り、自分たちの業務をどのようにシステムで改善するか考える

1日目はデジタル改革課の近藤様からの趣旨説明にて、このワークショップのゴールの認識を参加者全員で合わせるところからスタートです。
今回の参加者はkintoneの動画学習を実施してからのご参加でしたが、改めてサイボウズから「kintone +フォームブリッジでオンライン申請を作るためのポイント紹介」を行い、おさらいしていただく時間を取りました。

その後、4名ごとに分かれたグループにて、事前に整理してきた業務内容やフロー、課題をもとに、これからどんなシステムを作成したいと考えているのか共有する時間を取りました。
様々な部局から集まったメンバーのアイデアを聞きながら、自分はどんなシステムを作ろうか、想像が膨らみます。

グループ内での共有が終わると、いよいよ本題のシステム作成の時間です。

事前に考えてきた業務やフローをシステムに落とし込み、本当に実現できるのか、各メンバーがkintoneを使って試行錯誤を繰り返しました。
サイボウズ社員も各グループに2名程度配置し、参加者の皆様の疑問やお悩みに寄り添いながら解決方法を模索。
kintoneやプラグインで理想のシステムが作れそう！と熱量高くサクサク進める方もいらっしゃれば、kintoneでそのままシステム化するよりも改めて業務フローの見直しから始めた方が良いかもしれないからまだシステム作成には進めない…という方もいらっしゃいました。

kintoneというツールがあるからといって全ての業務改善がスムーズに進んでいくわけではありません。
しかし、「普段は業務の忙しさから業務手段を良くしようと考える余裕もないので、ワークショップが良いきっかけになりそう」との声もお聞きすることができました。

1時間20分のシステム作成時間が終わると、再びグループ内にて各参加者の進捗状況と第２回までにやることを共有し、1日目は終了となりました。

■12/16（2日目）：kintoneを使った業務システムを完成させる

2日目は第1回以降に取り組んできた内容、今日進める作業をグループで共有してから、システム作成をスタートさせました。
1日目でシステム作成のコツを掴んだので、1ヶ月の間にアプリを作るところまでは進めてきて、あとは今日で連携サービスの設定が終われば使い始められそうです！という方も。
2日目のワークショップが終わるまでにシステムが形になるよう、皆さん真剣にシステム作成を進めていきます。

システム作成を進めること2時間…早くも2日目のワークショップの終わりが近づいてきました。
皆さん終了時間直前までシステム作成されていましたが、この時間を一区切りとして現時点までの成果をグループ内で共有しました。

参加者からは「完成はできなかったものの8割程度まで出来上がっているので、近々部署でkintoneを使っていきたい」「システム作成があまり進まなかったが、今後は仕組みづくりからじっくりと取り組んでいきたい」などの意見をお聞きすることができました。
2回のワークショップで全て完結できた方は少なかったのですが、今回のワークショップをきっかけに業務改善に取り組んでいきたいと思っていただけた方が多かったようです。

また、後ほど共有いただいたアンケートでは回答者11人中10人が「kintoneのクラウドサービスを今後も継続して活用したい」という回答結果となり、サイボウズとしてもワークショップを通じて兵庫県庁の皆様にkintoneの良さをお伝えできた素晴らしい機会となりました。