三原市が活用する「公共土木施設に係る要望受付アプリ」とは？LoGoフォームとの使い分けについても解説！

全職員（約1000人）でクラウド版Garoon及びkintoneを導入した三原市。行政職員限定コミュニティ「ガブキン」内の企画である「ガブキンキャラバン」において、三原市デジタル化戦略課の森さん、中谷さんにその活用方法を語っていただきました！

本記事ではその内容についてご紹介します。

なお、ガブキンには様々な自治体の活用例を掲載しておりますので、ぜひ自治体向けkintone特設サイト内の「コミュニティに参加」ボタンよりご参加ください。（自治体・省庁職員であればkintone契約有無関係なくどなたでもご参加できます。もちろん無料です）

三原市のご紹介

三原市は人口約9万人、中四国地方のちょうど中央部分に位置してる市です。広島空港、山陽新幹線、山陽自動車道が通っており、陸・海・空の交通の要衝となっている地域でもあります。

伝統的な名物は「たこ」！たこ壺漁で獲れるたこは絶品だそうです。最近はプリンなどのスイーツでも知名度が上がってきているそうですので、三原市を訪れた際はぜひ堪能したいですね。

kintoneは全職員（約1000人）にアカウントを付与

三原市では全職員にkintoneアカウントを導入し、庁内の照会・調査業務において活用されています。自治体においては照会・調査業務は無数にありますが、エクセルやメールを駆使して対応すると時間がかかりますよね。kintoneの場合には、データベースとして調査データを共有しつつ、プロセス管理機能で決裁・供覧を回したり、コメント機能で関係者間でのやりとりをしたりと、調査業務の一元化が可能です。三原市においても、庁内調査業務では各職員がkintoneに直接回答を入力する運用となっています。

なお、市民等からの回答を受付するために、トヨクモ社のFormbridge、kViewerもセットで導入されています。

公共土木施設に係る要望受付アプリ

こちらが、三原市におけるkintoneの活用例として今回ご紹介いただいたアプリです。

業務の概要

道路・河川等に異常が生じた際、市民からの通報を受け付け、現地調査や工事実施を行うというものです。従来は市民からの通報受付は【窓口・電話】、現地調査や各種報告・決裁は【紙】となっており、非常に煩雑でした。

また、要望受付後に市民から「進捗はどうなっているのか？」という電話での確認にも対応する必要があることもあり、業務負荷が大きくなっていました。

年間1000件もの要望受付を行っているため、原課職員としても何とか改善したいという状況だったそうです。

kintoneでの改善

この業務をkintoneとプラグインで改善されたのですが、三原市が作成されたアプリ構成図がこちらとなります。

業務の詳細な流れについては、動画で解説いただいておりますので、ぜひガブキンに参加して動画をご視聴ください。ここでは、ポイントをいくつかお伝えします。

• Formbridgeを用いることで、市民からの受付対応をフォームから行うことができる
• 受け付けた情報はそのままkintoneの「要望管理アプリ」に格納され、データベースとして進捗管理ができる（転記不要）
• 現地調査報告も現場から直接「要望管理アプリ」に追記できる
• 工事実施の必要がある場合には、アプリアクション機能を用いることで簡単に「工事管理アプリ」に工事案件として登録
• kViewerを用いることで、要望への対応進捗状況をリアルタイムに市民に公開でき、電話問い合わせを削減できる

アプリ構成図でも表現されていますが、業務の開始地点である「要望受付」から終了地点である「財務会計システムへの登録」まで、kintoneを中心として一気通貫で対応されている点が素晴らしいです。

LoGoフォームとの使い分け

三原市ではトラストバンク社のノーコードツールである「LoGoフォーム」も導入されており、その使い分けについても解説していただきました。

上図の通り、「集めたデータをデータベースとして活用する場合」には、kintoneのプロセス管理機能や集計機能を含めてご活用いただいています。各ツールには適材適所がありますので、このようなノウハウ共有も大変参考になりますね。

終わりに

今後もガブキンでは自治体・省庁におけるkintone活用ノウハウの共有化や意見交換の場作りを進めてまいりますので、ぜひ多くの方のご参加をお待ちしております。

ご参加の際には、自治体向けkintone特設サイト内の「コミュニティに参加」ボタンよりご参加ください。（自治体・省庁職員であればkintone契約有無関係なくどなたでもご参加できます。もちろん無料です）