神戸市・サイボウズ共催のワークショップ「自分で仕事を変える1日」開催レポート

2019年9月9日

全庁的な業務改革と職員のモチベーション向上を目指す事業提携を締結した神戸市とサイボウズ。

その取組の一環として、「自分で仕事を変える1日」と題したワークショップを開催しました。

当日は神戸市職員約25名に加え、兵庫県庁、芦屋市、宝塚市、南丹市からも計8人の職員が参加。

参加者が実際に日々担当している業務を題材として、その業務における問題を定義し、それを解決するアプリを実際にチームで作成する、濃密な4時間のチャレンジ。大盛況となった本イベントのレポートをお届けします。

会場は今年7月にオープンしたばかりのコワーキングスペース「fabbit神戸三宮」。洗練された空間で自然と笑顔に。

司会はサイボウズ株式会社西日本営業部の杉本裕樹が担当。軽快な進行で話しやすい雰囲気を作っております。

このワークショップの目的（ゴール）。サイボウズのクラウドサービス「kintone（キントーン）※」を用いた業務改善スキルを身に付けるだけでなく、業務フローをデザインし、ビジュアル化して「伝える」ことにも重きを置いています。部署異動の多い自治体においては、アプリを作成した職員がいなくなっても引継ぎができ、持続的に改善し続けられることが大事だという思いからです。

（※）kintone（キントーン）については、自治体様向けの特設ページをご覧ください

■個人ワーク～担当業務の改善に向けた棚卸し～

まずは個人ワーク。サイボウズ社内で用いられる議論のためのフレームワーク「問題解決メソッド」を使って、担当している業務の「理想」「現実」「問題」「課題」を定義していきます。

問題解決メソッドの詳細は、サイボウズチームワーク総研のブログをご覧ください。

サイボウズのクラウドサービス「kintone（キントーン）」を使った問題解決アイデアをビジュアルで表現します。AS-IS（現状）には現在の非効率な業務の図、TO-BE（理想）にはkintoneを使って効率化された業務の図をそれぞれ描き、グループのメンバーに説明します。

■グループワーク～kintoneでアプリ作成～

次にグループワーク。各参加者が作成した問題解決アイデアのうち1つを取り上げ、チームで協力してkintoneアプリを作成します。

参加者同士がアイデアを出し合いながら作業を進めたことで勉強になったという声を多数いただきました。日々の業務が題材になっているため皆さん真剣。熱量も高いです。

■発表～9つの業務改善アプリが誕生～

最後に、各グループから作成したアプリの発表。9グループから9つの業務改善アプリが生まれました。

窓口業務改善アプリ、自転車の撤去・返還管理アプリ、施政方針・成果管理アプリ、税優遇進捗管理アプリ等、日々の業務のリアルな困りごとを解決するアプリの実演に聞く人も興味津々の様子でした。

なお今回作成されたアプリの一部は、神戸市で利用中のkintone環境で実際に使えるようにする予定とのこと！

アイデアを出して終わりではなく、ワークショップを通じて「職員が自分で仕事を変える」ことに対する神戸市の強い思いを感じました。この取組を積み重ねていくことで、あらゆる自治体、あらゆる部署の業務改善が進んでいくのではないか。そんな希望を持った参加者も多いのではないでしょうか。

■最後に

本ワークショップの企画・運営に尽力してくださった、神戸市ICT業務改革専門官の砂川さんからもご挨拶いただきました。

「ICTというと難しく感じますが、今日のワークショップでkintoneのようなツールを使えばそんなに難しくないんだと知っていただけたと思います。今後はもっと広げて、kintoneに限らず簡単に使えるテクノロジーを活用するコミュニティを作っていこうと企画しています。もう皆さんは参加することが決定していますので（笑）よろしくお願いします」